3. advent

Sådan styrer du dine projekter sikkert i mål

Husk, at de involverede personer er altafgørende for, om et projekt lykkes. Du kan have nok så smarte planlægningsværktøjer, men hvis de personer, der er involveret i projektet ikke går til opgaven med det for øje at løfte i flok, så er er der meget stor sandsynlighed for, at projektet ikke løses optimalt.

 

Før projektet

1. Lav en projektbeskrivelse. Beskriv, hvad projektet går ud på, og hvad der er aftalt på mødet/i telefonen. Hvad er målet med projektet. Hvem er ansvarlig for hvad – og er der dele af projektet, der kræver særlig opmærksomhed, så notér det.

2. Del projektbeskrivelsen. Den er ikke kun til projektlederen. Den er også en bekræftelse over for involverede parter om, at vi har forstået hinanden – en form for forventningsafstemning.
Og så er den jo god at ha’, når du i en travl hverdag lige skal have et ”brush up” på en opgave, der har trukket lidt længere ud, end du havde regnet med. Eller hvis en kollega skal tage over på projektet.

3. Lav en projektplan. Den tid, der investeres i starten med at få sat deadlines, fordele ansvar, planlægge møder osv., er givet rigtigt godt ud. Det giver alle involverede et godt overblik over projektet.

4. Del projektplanen. Den er heller ikke kun til projektlederen. Del den med alle involverede – herunder kunder og leverandører. Det viser, at du har styr på opgaven. Og det giver et overblik over forløbet.


Undervejs i projektet

5. Lav en ”to-do-liste”. Det giver godt overblik. Husk at sætte timer og deadlines på delopgaverne. Og prioritér dem.
Der er ikke noget så skønt som at se sin ”to-do-liste” blive mindre og mindre.

6. Rollefordeling – ingen må være i tvivl om, hvem, der gør hvad, og hvilke forventninger der er til de, der er involveret i projektet. Projektlederen er IKKE leverandør – forstå: Projektlederen leder projektet. Det er de involverede parter i øvrigt, der udfører projektet.

7. Be’ om hjælp. Alt, der ikke er projektstyring skal uddelegeres. Uddelegér til de involverede parter, som skal løse opgaven. Din opgave er at lede.

8. Stik hovederne sammen eller brug telefonen i stedet for mail. Ofte kommer du hurtigere frem til et resultat/en aftale på den udfordring, du står overfor.


Efter projektet

9. Evaluér. Giv dig og projektet den tid det tager at evaluere – umiddelbart efter projektets afslutning. Her kan du stadig huske: Hvad gik godt. Hvad gik mindre godt. Nåede vi i mål jf. projektbeskrivelsen. Er der ting, vi skal blive bedre til. Hang økonomien sammen.
Der er rigtig god læring i at evaluere, og risikoen for at begå samme fejl flere gange reduceres.